Din Sibiu către Europa: cum construiește Papervee infrastructura digitală a HR-ului modern

De la o agenție de digital marketing la un jucător emergent în digitalizarea HR-ului, echipa Papervee a apărut ca răspuns la o problemă internă și a evoluat într-o platformă completă, validată în piață. Fondată la Sibiu de István Domokos, Claudiu Bozdoghină și Alexandru Măereanu, compania a fost construită cu resurse proprii și o viziune clară: digitalizarea transparentă și accesibilă a proceselor HR. În lupta cu actorii majori, Papervee mizează pe inovație, integrarea AI și adaptabilitate pentru a-și consolida prezența națională și pentru a se extinde pe piețele europene. De ce România este o piață cu potențial imens în zona HR tech și cum poate o companie din Sibiu să concureze cu jucători internaționali, află de la István Domokos, cofondatorul Papervee.

Cum a apărut ideea Papervee și ce problemă concretă din zona de HR v-ați propus să rezolvați?

Înainte să apară Paperevee, împreună cu asociații mei Claudiu și Alex am fondat o agenție de digital marketing – Pixel Solutions. Astfel, am avut ocazia să interacționăm cu foarte multe companii din diverse domenii. Și pe lângă că dezvoltam și noi un startup, începeam să creștem, am început să angajăm oameni, să avem o echipă în spatele nostru, am interacționat cu echipele companiilor cu care am lucrat și am observat o lipsă acută a unei organizări în spațiul digital a HR-ului. Deci, și noi aveam lipsuri în zona asta, și clienții noștri aveau lipsuri în zona asta, și atunci, având o echipă de dezvoltare și lucrând în spațiul acesta, am zis ok, hai să vedem dacă putem să rezolvăm noi lipsurile acestea, atât intern, și pentru clienții noștri. Atunci s-a născut ideea Papervee și acela a fost momentul când am început să dezvoltăm platforma.

În acel punct, în mod concret, am dorit să rezolvăm nevoile de bază în ceea ce privește digitalizarea resurselor umane, să oferim transparență angajaților în procesele de resurse umane și să avem un cadru organizat pentru tot ceea ce înseamnă HR de bază: pontaje, concedii, programe de lucru și documentele angajații.

De ce ați ales să construiți compania în trei fondatori și cum funcționează acest triumvirat, ca să-i spunem așa?

Da, triumvirat e foarte bine spus. Adevărul este că multe parteneriate sunt și incidentale. Se întâlnesc niște oameni care cumva se conectează și simt că pot să facă împreună chestii pe care individual n-ar putea să le facă. Cam ăsta a fost și cazul nostru și, din fericire, ne-am întâlnit trei persoane cu pregătiri și cu experiențe diferite, lucru care ne-a ajutat foarte mult să acoperim foarte multe nevoi ale unei companii la început de drum. Până la urmă, atât Papervee, cât și compania inițială, Pixel Solutions, sunt startup-uri care au pornit cu finanțare proprie și am avut nevoie de resursa umană inițiala cu care să punem lucrurile pe picioare.

(st.) István Domokos, Claudiu Bozdoghină și Alexandru Măereanu, fondatori Papervee

Pentru că ați amintit despre fonduri proprii de început, cam la ce nivel a fost bugetul? Și cum l-ați constituit?

Lucrurile sunt destul de intercalate cu Pixel Solutions și Papervee, pentru că până la urmă noi am plecat din Pixel Solutions. Pixel Solutions este o companie finanțată de la zero, din bani de buzunar. Fiind o agenție digitală, bineînțeles, nu am avut nevoie de cine știe ce fonduri ca să începem să oferim servicii și să ajutăm clienți în zona de marketing și acolo am reușit să creștem foarte repede. În câțiva ani am pus la punct o agențiie serioasă care putea să ofere servicii la o calitate superioară și, bineinteles, am reușit să finanțăm Papervee din profiturile obținute din Pixel Solutions. Adică, până la urmă, e una și aceeași companie în momentul de față, dar evident foarte mult din ce făceam din agenție, introduceam și finanțam platforma Papervee. Dacă agenția a fost fondată cu un buget foarte restrâns, în Papervee am făcut o investiție inițială considerabilă, aș zice. Cifrele sunt estimative, dar cred că am ajuns pe la 100.000 de euro sau chiar peste pentru a porni pur și simplu platforma în stadiul inițial.

În acest moment, în ce etapă ați spune că ați ajuns cu Papervee?

De fiecare dată când am impresia că am ajuns la o maturitate, îmi dau seama că de-abia ce am am urcat încă o treaptă și urmează încă zeci-sute de trepte. Începutul cu Papervee a fost destul de dificil, pentru că am plecat de la un business de servicii și am fondat un business de produs și nu știam exact la ce să ne așteptăm. Noi credeam că știm pentru că am lucrat în cadrul agenției cu multe business-uri de produs, dar cumva ne-a lovit realitatea și ne-am dat seama că, ok!, nu e atât de ușor să scalezi un business de produs de la zero și am avut o etapă de început destul de dificilă în care am experimentat, în care am realizat cât de importante sunt procesele de vânzare, cât de importante sunt toate lucrurile pe lângă procesul în sine de marketing, unde evident aveam foarte multă experiență.

Acum am ajuns într-un punct în care putem spune foarte, foarte ușurați și siguri că am validat produsul. Adică avem o bază de clienți și o bază de utilizatori care ne arată că într-adevăr produsul nostru ajută companii. Avem feedback-uri foarte pozitive, am îndeplinit multe din milestone-urile pe care ni le-am propus cu platforma de HR și avem o bază super solidă, când vine vorba de procesele HR de bază.

Din discuțiile cu clienții și din feedback-uri se nasc multe noi funcționalități, multe noi zone pe care putem să le explorăm. Deci, aș spune că am pus fundația Papervee și de aici putem construi în foarte multe direcții.

Câți ani v-a luat ca să validați produsul Papervee în piață?

Acum suntem în al treilea an de funcționare. Aș zice că la finalul lui 2024 am tras concluzia că lucrurile s-au validat atât financiar, cât și ca sentiment. Noi aveam super mare încredere în ceea ce facem și că este un lucru necesar și util, dar, până la urmă, cauți și validarea financiară a pieței. Chiar pot să funcționez ca o companie, chiar pot să vând produsul acesta. Deci, aș spune că am avut nevoie undeva la 2 ani de activitate propriu-zisă.

Care sunt funcționalitățile cheie ale Papervee care simplifică munca în departamentul de HR?

Cea mai importantă parte este Papervee Core HR. Noi, practic, împărțim platforma în câteva subplatforme. Core HR este baza la tot ceea ce înseamnă HR în Papervee. Aici ne ocupăm de partea de pontaje, concedii, programe de lucru, dosar de angajați. Bineînțeles că dosarul de angajat implică o parte de stocare și organizare a documentelor angajaților, dar și o parte de generare de documente, cum ar fi generare de contracte, acte adiționale, adeverințe sau alte documente care sunt necesare în zona aceasta. Poate cel mai mare avantaj al Core HR este faptul că rezolvă lucrurile de care companiile au nevoie în materie de organizare a HR-ului pentru eventuale controale ITM și, bineînțeles, pentru buna funcționare a lucrurilor. Foarte multe companii vin către noi din nevoia de a-și organiza pontajul și condica de prezență. Noi oferim multe alte posibilități de organizare digitală în zona de HR. Aici putem vorbi de sistemul de recrutare, sistemul de management al timpului pe proiecte și al proiectelor, sistemul prin care creăm o mică comunitate internă Papervee Social. Asta ajută angajații și managerii să comunice între ei, să se organizeze pentru diverse evenimente și la construirea culturii organizaționale.

Cea mai nouă parte a platformei pe care am lansat-o foarte recent este Papervee Performance. Este o platformă care se axează pe partea de evaluări de performanță, setări de obiective și creșterea performanței într-un mod organizat în cadrul companiei.

Toate aceste produse sunt focusate pe angajați, pe angajatori sau există un mix?

Aș spune că e o balanță aici. Adică, într-adevăr, unul dintre obiectivele inițiale a fost crearea transparenței în procesele de HR. Vrem ca și angajații să înțeleagă ce se întâmplă în HR, pentru că, până la urmă, e vorba de datele lor, de cariera lor, de ce se întâmpă cu ei în compania respectivă.

Și care e feedback-ul angajatorului din acest punct de vedere? Ne-ați spus că produsul e validat, dar ați simțit acolo o oarecare reticență?

100%, și ne așteptam până la urmă la o oarecare reticență, pentru că, din păcate, în România încă multe companii lucrează într-un fel destul de netransparent când vine vorba de HR. Nu facilitează accesul angajaților la multe din informațiile de HR sau e facilitată, dar angajatul practic trebuie să discute cu HR-istul sau să discute cu superiorul lui direct și lucrul acesta poate să fie destul de intimidant pentru angajat de multe ori. Papervee oferă un cadru în care angajatul poate să acceseze un cont digital de pe telefon, de pe un calculator sau de pe un dispozitiv extern și să afle chestii de bază: câte zile de concediu mai are, dacă și-a îndeplinit norma de lucru, dacă are ore suplimentare sau cum arată planificarea programului pe următoarea perioadă. Anumiți angajatori, clar, au fost reticenți, pentru că nefăcând asta până acum, și-au pus tot felul de probleme. Cum pot să mă asigur că e totul corect, că angajații nu exploatează cumva faptul că au acces la informațiile acestea. Însă prin platformă oferim și o oarecare educare atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Care sunt cadrele safe de a împărtăși informația, cum și ce trebuie să știe fiecare despre celălalt. Am avut reușite chiar și cu companii care inițial erau super reticente, dar oferim inclusiv variante mai simplificate, personalizate. Am reușit ușor, ușor să integrăm cât mai multă funcționalitate. Pe lângă faptul că transparentizăm informația, reducem și volumul de lucru a celor din HR și a antreprenorilor, pentru că nu mai stai să răspunzi la sute de e-mail-uri, mesaje sau întrebări legate de chestiunea acesta, pentru că au angajații acces direct.

Ce rol joacă inteligența artificială în viitorul HR? Există temerea că AI și celelalte tehnologii emergente, automatizări de procese și așa mai departe, vor lua locul angajaților. Care este perspectiva voastră, având și un feedback cât se poate de apropiat de publicul țintă?

Aș zice că nu ar trebui să existe temeri, dar, în același timp, atât noi ca și dezvoltatori de software, cât și companiile care interacționează cu tehnologii precum AI, trebuie să avem grijă cum folosim aceste lucruri, pentru că, clar, există anumite pericole în ceea ce privește scurgerile de date sau împărtășirea unei cantități mari de informații cu un sistem care este practic un model public, care poate să fie accesat și de alte persoane. Deci, dacă există un cadru de siguranță, nu vedem un pericol în a folosi AI sau noile tehnologii care au mai apărut. Ba chiar avem integrări AI în momentul de față în Papervee. Avem un asistent virtual, VeeAI, care poate să ajute managerii sau HR-ul din companie să înțeleagă super rapid ce se întâmplă în cadrul companiei lor. Adică poate să dea o sumarizare a zilei precedente, să vadă pe partea de recrutare numărul de candidați, câte cereri de concediu s-au aprobat, ce schimbări au fost pe partea de management de proiecte. Îl salvează de câteva ore de muncă. Revenind, scopul nu este să înlocuiască omul, nu suntem la nivelul acela și nici nu vedem să se întâmple asta prea curând. Vedem foarte multe situații în care putem să implicăm AI-ul. Un tool la care lucrăm și urmează să existe în cadrul Papervee este un asistent AI care poate să te ajute să înțelegi și să te conformezi legislației de HR în România. E clar un topic destul de complex, greoi de înțeles și foarte fluid cu toate modificările care se întâmplă.

În ce măsură considerați că digitalizarea zonei de HR este o tendință ireversibilă în România și cum poate fi accelerată? Ați abordat și zona de administrație publică, ați avut contracte sau interes din zona respectivă?

Există dovezi clare că e un proces ireversibil. Inclusiv guvernul digitalizează sistemele legate de partea aceasta de resurse umane prin Reges-Online, platforma nouă care se ocupă de Revisal. Companiile au obligativitatea să acceseze această platformă Reges-Online și în viitor cel mai probabil o să existe obligativitatea de a transmite anumite informații direct prin Reges-Online. Deja se întâmplă în cazul transmiterii concedilor medicale. Și chiar avem un proiect de integrare cu acest Reges-Online, prin care direct din Papervee o să putem sincroniza profilul angajatului în ambele direcții. Adică atât să tragem informațiile din Reges-Online, adică practic din vechiul Revisal în Papervee, cât și când sunt modificări să le transmitem din Papervee în Reges-Onine.

În ceea ce privește interesul administrației și a instituțiilor publice, avem interes, am avut foarte multe discuții. Vedem că de la primării, instituții culturale, la tot felul de alte entități, chiar și școli, se interesează, chiar își fac planuri în direcția asta. Momentan, cu concretizarea este un pic mai greu, pentru că, bineînțeles, avem o discuție anul acesta, iar bugetarea se face anul viitor și lucrurile se mișcă un pic mai greu, dar interes, clar, există.

Cum răspundeți cerințelor foarte diverse ale companiilor din domenii diferite?

Lucrăm cu o plajă foarte largă de industrii și ne bucură acest lucru pentru că exact asta a fost gândul de la început. Să construim o platformă flexibilă care poate să acopere nevoile atât în HoReCa, cât și în producție, educație, sănătate și așa mai departe. Nu știu dacă pot să mă gândesc la un domeniu pe care nu îl acoperă Papervee și nu avem clienți din domeniul respectiv.

Care este intensitatea concurențială pe piața de produse IT pentru HR în Sibiu și în regiune?

Aș zice că este nevoie de mai multă competiție, pentru că generează inovație. Considerăm că am intrat pe această piață într-un punct în care stagna. Existau câțiva jucători mari care dominau piața existentă. Lucrurile mergeau, nu exista competiție în piață, facem ce facem, aia e. Am intrat cu forțe proaspete, am intrat cu un ritm accelerat de dezvoltare și foarte repede am ajuns să avem o platformă comparabilă sau chiar în unele zone mai bună decât jucătorii mari de pe piață. Avem plăcerea de a fi în competiție cu câteva companii din zona aceasta, iar concurența și pe noi ne ambiționează, ne dă puterea să dezvoltăm mai repede, mai bine, cu gândul la client. Consider că momentan încă suntem puțini în zona aceasta în România și nu numai în România, chiar și internațional. Sunt puține platforme care fac asta într-un mod eficient și categoric mai este loc pe piață.

Care sunt barierele pentru nou intrații în această industrie? Fondurile, know-how-ul, ușile pe care le poți deschide pentru a-ți prezenta produsul?

Categoric e un mix. Know-how-ul este foarte important. Este o zonă destul de sensibilă. Nu există foarte mult loc pentru greșeli în HR, pentru că până la urmă anumite procese cheie din compania antreprenorului depind de atribuțiile HR-ului și de exactitatea cu care sunt îndeplinite. Când măsurăm un pontaj nu putem scăpa un minut, pentru că e super important pentru angajat, pentru angajator, dar, mai ales, pentru instituția care controlează aceste aspecte. Deci, categoric există această barieră de know-how. Fondurile sunt necesare. Ca să dezvolți ceva care acoperă cu această exactitate și cu profesionalism aceste aspecte există nevoie de fonduri, categoric. Dar nu aș spune că asta e bariera principală. Mai degrabă know-how-ul și posibilitățile de a te adapta pe nevoile clienților. Spre exemplu, acum, cu apariția Rages-Online și digitalizarea relației între angajator și guvern, extrem de important este ca platformele să răspundă foarte rapid la această schimbare. Dacă noi ca platformă sau noi ca furnizori de servicii HR nu acoperim această noutate în timp util, atunci clar nu are sens ca antreprenorul să rămână clientul nostru pentru că se mută pe Reges-Online și își acoperă acolo nevoile. Deci, există nevoia să fii super adaptabil, să fii rapid în dezvoltare și să menții pasul cu piața.

Cum decurge procesul de internaționalizare, ce piețe ați țintit și de ce acelea?

Am pornit acest proces de internaționalizare. Este un lucru constant la care lucrăm. Platforma este accesibilă și în limba engleză în momentul de față. Avem clienți internaționali, dar încă nu investim în zona de marketing foarte mult. Adică, ne vin clienți pur și simplu din faptul că ei au filiale în România și adoptă platforma noastră și în compania mamă sau în filialele din alte țări. Și asta e un lucru care ne încântă, evident, foarte mult. Creștem organic. Suntem încă focusați pe piața din România, pentru că, până la urmă, aceste procese de HR sunt specifice pentru fiecare țară și ca să faci o treabă bună, trebuie să respecți legislația, să faci produsul să se muleze foarte bine pe nevoile dintr-o anumită țară. Și atunci pot să spun că în România Papervee face o treabă excelentă, în zona internațională face o treaba bună, dar este loc de îmbunătățire. Trebuie să luăm specificul anumitor țări și să mulăm platforma pe acel specific.

Și pe ce piețe v-ați dus?

Explorăm piețe unde nu există o barieră de limbă, precum UK. Aici, bineînțeles, ne este mai simplu să abordăm subiectul și să oferim suport. Și chiar ne mândrim cu nivelul de suport pe care îl oferim companiilor cu care lucrăm și vrem să păstrăm un anumit standard. Din acest motiv, lucrăm mai mult cu UK, Germania, adică țările vorbitoare de germană și engleză, pentru că aici avem inclusiv resurse de suport. Nu excludem, bineînțeles, nicio țară europeană din plaja noastră, drept dovadă Papervee a ajuns și în Portugalia, în Muntenegru, și în multe alte țări din zona europeană.

Credeți că Papervee s-ar fi putut naște în alt oraș decât Sibiul? Are orașul un rol special în povestea voastră din perspectiva sprijinului pentru start-up-uri sau se putea întâmpla în orice alt centru industrial?

Categoric se putea întâmpla în altă parte. Dacă ne uităm la nivel macro în momentul de față, nu ai spune că în Sibiu s-ar naște o astfel de platformă, pentru că există, bineînțeles, alte centre de IT care sunt mult mai cunoscute în România, spre exemplu Cluj. Dar ce ne încântă foarte mult este că în ultimii ani vedem o deschidere a mediului de afaceri sibian spre start-up-uri și spre inovație în tehnologie. Credem că, într-adevăr, și la Sibiu se construiește deja un pol de putere în zona IT-ului și există foarte mult potențial pentru Sibiu.

Ce v-a învățat experiența antreprenorială anterioară despre cum trebuie construit un produs scalabil? Niciunul din triumvirat nu provine dintr-o multinațională. Adică, nu e povestea clasică în care v-ați format, a-ți dobândit experiență în domeniu într-o multinațională, iar apoi v-ați dezvoltat compania proprie.

Da, este corect. Experiența noastră cu multinaționale o avem pentru că am lucrat cu ele, prin prisma agenției de marketing. Aș spune că experiența noastră profesională a pornit direct cu antreprenoriatul. Am avut experiențe în tot felul de departamente și tot felul de procese, dar nu ne-am desprins din multinațională.

Am învățat extrem de multe. Spunem că trebuie să înveți din greșelile altora. Am plecat și noi cu mentalitatea că trebuie să citim, să facem cercetare și nu o să greșim. A fost tocmai invers. Am dat cu capul de exact aceleași chestii pe care le citeam și în cărți. Cred că este inevitabil în viața antreprenorială să dai cu capul de anumite greutăți. Am învățat foarte multe despre ce înseamnă networking, despre ce înseamnă sales. Am învățat că este nevoie de oameni foarte competenți, dornici și entuziasmați ca să construiești o afacere solidă. Și ne bucură foarte mult faptl că am reușit să strângem o echipă de oameni tineri, dornici să construiască. Sunt extrem de multe lecții pe care le primești în decursul vieții antreprenoriale și toate sunt super valoroase și importante în clădirea afacerii.

Încercați să sprijiniți startup-urile sau companiile mai mici?

Suntem implicați pe partea aceasta prin mai multe lucruri. În primul rând, oferim Papervee companiilor la început de drum cu un discount automat de 50%, atâta timp cât numărul lor de angajați nu depășește 5. Oferim această oportunitate să îți pornești afacerea într-un mediu digitalizat. Până la urmă, un lucru de care am fi avut și noi nevoie la rândul nostru când am început prima afacere. Pe de altă parte, prin serviciul nostru de suport, încercăm să sprijinim cu atât mai mult companiile mici care nu au experiență în zona aceasta, în a-i ghida. Foarte recent am lansat un ebook, disponibil în mod gratuit pe website-ul nostru, care abordează controlul ITM, adică pregătirea necesară pentru a te conforma cu legislația de bază în HR.

Pe de altă parte suntem implicați și în activități externe companiei. Facem parte din Sibiu IT Cluster. Acolo există un mediu de companii care abordează inclusiv zona aceasta și încearcă să sprijine startup-urile din Sibiu. Încercăm să sprijinim și să discutăm cu startup-uri la început de drum.

Care este viziunea pentru Papervee în următorii 2-3 ani și cum vreți să poziționați compania putem să spunem de acum la nivel european?

Credem în continuare că sunt câțiva stâlpi de susținere importanti în dezvoltarea companiei și aceștia ar fi inovația în tehnologie, o abordare umană în ceea ce privește suportul și onboarding-ul pentru companii. Lucrăm în continuare la foarte multe funcționalități și subplatforme care o să sprijine aceste principii. Ce conștientizăm acum este că o să avem de-a face foarte mult cu integrarea sistemelor de HR cu cele ale statului. Reges-Online abia acum debutează, dar considerăm că o să fie o parte critică din relația antreprenor-stat. Și aici vrem să fim super implicați încât să oferim aceeași transparență și același sprijin pe care îl oferim acum între angajat și manager, angajatorilor cu statul și până la urmă a angajaților cu statul. Noi ne considerăm o companie rapidă, cu o echipă dinamică, venim cu chestii inovative și considerăm că o să avem capacitatea, timpul și categoric și pasiunea și cheful încât să dezvoltăm platforma în multe alte direcții pe lângă ceea ce o să fie necesar și obligatoriu cu statul.

Interviu publicat în ediția print din 7 august 2025 în suplimentul Tribuna Financiară