Ce obligații are angajatorul la acordarea tichetelor de masă?

Deși nu sunt obligatorii prin lege, odată ce angajatorul decide să acorde tichete de masă, apar o serie de obligații legale, fiscale și administrative pe care trebuie să le respecte. Nerespectarea acestora poate atrage sancțiuni din partea autorităților competente.

1. Stabilirea acordării prin contract sau regulament

Acordarea tichetelor de masă trebuie menționată în mod expres într-unul dintre următoarele documente:

• contractul individual de muncă;
• contractul colectiv de muncă;
• regulamentul intern.

De asemenea, este recomandat ca angajatorul să aibă o politică scrisă privind condițiile de acordare, pentru a asigura transparență și conformitate în fața eventualelor controale.

2. Acordarea doar pentru zilele lucrate

Tichetele de masă pot fi acordate doar pentru zilele în care angajatul a fost prezent la muncă și a prestat efectiv activitate, fie la sediu, fie în regim de telemuncă. Nu se acordă tichete pentru zilele de concediu de odihnă, concediu medical, absențe nemotivate, sărbători legale sau zile nelucrătoare.

Pontajul zilnic corect este esențial pentru justificarea acordării tichetelor.

3. Respectarea valorii maxime și formatului legal

Valoarea unui tichet de masă nu poate depăși pragul maxim stabilit de lege de 40,18 lei/zi lucrătoare. Tichetele pot fi acordate pe card electronic, emise de furnizori autorizați.

Angajatorul trebuie să contracteze un emitent licențiat și să respecte condițiile privind distribuirea și utilizarea legală a tichetelor.

4. Evidență contabilă și fiscală corectă

Tichetele de masă sunt cheltuieli deductibile în limita stabilită de lege. Ele sunt taxate doar cu 10% impozit pe venit și 10% CASS, fiind scutite de plata contribuției de asigurări sociale (25%) și a contribuției asiguratorii pentru muncă (2,25%). Angajatorul are obligația de a evidenția distinct aceste cheltuieli în contabilitate și de a le include corect în statul de plată.

În cazul unui control ANAF sau ITM, documentele justificative trebuie să fie clare și bine arhivate.

5. Informarea salariaților și respectarea nediscriminării

Dacă tichetele de masă sunt acordate doar anumitor categorii de salariați (de exemplu, în funcție de normă sau tipul de contract), criteriile trebuie să fie clare, obiective și aplicate unitar.

De asemenea, angajatorul trebuie să informeze salariații în mod transparent asupra valorii, frecvenței și condițiilor de utilizare a tichetelor.

6. Emiterea în termen și neîntârziată

Tichetele de masă trebuie acordate lunar, pentru luna anterioară, de regulă la aceeași dată cu salariul. Întârzierile sau neacordarea integrală a tichetelor pot fi considerate nerespectare a contractului de muncă și pot duce la conflicte sau amenzi.

În concluzie, angajatorul care decide să acorde tichete de masă își asumă un set clar de responsabilități. Acestea nu sunt doar de ordin fiscal, ci și legal și administrativ. Respectarea întocmai a obligațiilor asigură nu doar conformitatea cu legea, ci și o relație transparentă și echitabilă cu angajații.