O companie care crește își schimbă, la un moment dat, și spațiul de lucru. Echipa devine mai mare, apar departamente noi, întâlnirile cu partenerii sunt mai dese, iar biroul în care câțiva oameni se descurcau fără probleme începe să fie prea mic sau prost organizat.
Mutarea într-un sediu nou pare, la început, o problemă de metri pătrați și mobilier. În realitate, este una dintre situațiile în care deciziile luate repede se pot simți ani întregi. Un birou prea mic pentru activitatea zilnică, o sală de ședințe fără suficiente prize sau un scaun ales numai după fotografie devin frustrări repetate.
Zona de management merită o atenție aparte. Aici au loc discuții confidențiale, întâlniri cu furnizori și clienți, interviuri, videoconferințe și ore de lucru individual. Biroul directorului trebuie să le poată susține pe toate fără să pară nici showroom, nici spațiu improvizat.
Începe cu ceea ce se întâmplă efectiv în birou
Una dintre greșelile frecvente la amenajarea unui sediu nou este alegerea mobilierului înainte de stabilirea modului de lucru.
Un director care lucrează în cea mai mare parte la calculator are alte nevoi decât un manager care primește cinci sau șase persoane pe zi. Într-o firmă de consultanță, întâlnirile confidențiale pot conta foarte mult. Într-o companie de distribuție, biroul poate fi folosit mai ales pentru discuții operative cu echipa. Un antreprenor care lucrează cu parteneri din mai multe țări va petrece probabil multe ore în videoconferințe.
De aici ar trebui să pornească amenajarea.
Dimensiunea mesei, poziția monitorului, spațiul pentru vizitatori și chiar locul în care se deschide ușa devin mai ușor de decis dacă este clar cum arată o zi normală de lucru.
Este mult mai simplu să adaptezi mobilierul la activitate decât să încerci ulterior să adaptezi activitatea la mobilierul deja cumpărat.
Scaunul directorului este, înainte de toate, un loc de lucru
Într-un birou de management, scaunul are inevitabil și o componentă vizuală. Este una dintre primele piese observate de cineva care intră în încăpere, mai ales dacă masa este amplasată frontal.
Aspectul contează, dar utilizarea zilnică ar trebui să cântărească mai mult.
Pentru cineva care petrece șapte, opt sau chiar mai multe ore la birou, diferențele dintre modele încep să se simtă repede. Înălțimea șezutului, susținerea spatelui, poziția brațelor și posibilitatea de a schimba postura sunt mai importante după câteva luni decât impresia produsă în primele cinci minute.
Din acest motiv, pentru spațiile executive sunt tot mai des căutate scaune directoriale ergonomice, mai ales atunci când se dorește păstrarea unui aspect reprezentativ fără renunțarea la reglajele necesare utilizării zilnice.
Un model foarte masiv poate arăta potrivit într-un birou de 30 de metri pătrați și exagerat într-o încăpere de 12 metri pătrați. Proporțiile contează aproape la fel de mult ca materialele sau culoarea.
Masa trebuie calculată după oameni, nu după perete
Într-un sediu nou există tentația de a umple spațiul. Dacă peretele are trei metri, pare firesc să fie aleasă o masă cât mai mare.
După instalare însă apar videoconlaptopul, monitorul, telefonul, documentele, încărcătoarele și obiectele folosite zilnic. Apoi intră în birou doi colegi pentru o discuție scurtă și descoperă că nu au unde să se așeze confortabil.
Un birou de management funcționează mai bine când rămâne loc în jurul mobilierului.
Trebuie luate în calcul traseul până la ușă, accesul la dulapuri, poziția scaunelor pentru vizitatori și posibilitatea ca două sau trei persoane să se miște prin încăpere fără să ocolească permanent colțurile mesei.
În multe cazuri, o masă puțin mai mică, completată de o zonă separată pentru discuții, este mai utilă decât un birou supradimensionat.
Tehnologia trebuie decisă înainte de montaj
Într-un sediu nou, cablurile și prizele sunt ușor de rezolvat înainte ca mobilierul să fie montat și surprinzător de greu după.
Unde va sta monitorul? Va exista un al doilea ecran? Este nevoie de o cameră video pentru videoconferințe? Laptopul va fi folosit direct sau conectat la o stație de andocare? Unde se încarcă telefonul? Există o imprimantă în birou?
Răspunsurile schimbă poziția prizelor, traseul cablurilor și uneori chiar orientarea mesei.
Un prelungitor întins pe sub scaun într-un sediu nou este, de regulă, semnul că această etapă a fost lăsată prea târziu.
Pentru companiile care amenajează simultan mai multe încăperi, o abordare unitară a mobilierului ajută atât estetic, cât și logistic. Când sunt amenajate simultan mai multe posturi de lucru, merită analizate din aceeași etapă și dotări complete pentru sedii noi, astfel încât zona de management și birourile angajaților să urmeze aceeași logică de amenajare.
Vizitatorii au nevoie de un loc firesc în încăpere
Două scaune așezate în fața mesei rezolvă formal problema vizitatorilor, dar nu întotdeauna și practic.
Pentru discuții scurte sunt suficiente. Pentru conversații de 40 de minute, negocieri sau interviuri, configurația devine importantă. Dacă directorul stă permanent în spatele unei mese late, iar invitații sunt de cealaltă parte, spațiul capătă inevitabil un caracter mai formal.
În unele companii este exact efectul dorit. În altele, o masă rotundă mică sau două fotolii așezate lateral funcționează mai bine.
Nu există o amenajare universală. Există însă amenajări care corespund activității și altele care au fost copiate dintr-o fotografie.
Depozitarea este mai importantă decât pare
Un birou nou arată aproape întotdeauna bine în prima săptămână. Testul real vine după șase luni.
Dosarele se adună, apar cutii, cataloage, mostre, cabluri de rezervă și obiecte care trebuie păstrate undeva. Dacă depozitarea nu a fost prevăzută de la început, toate acestea ajung treptat pe masă sau în colțurile camerei.
Pentru un birou de management, câteva spații închise de depozitare sunt adesea mai utile decât rafturile decorative. Documentele confidențiale trebuie să poată fi păstrate separat, iar lucrurile folosite rar nu au motiv să rămână permanent la vedere.
Ordinea unui birou depinde mai puțin de disciplină atunci când fiecare obiect are, de la început, un loc al lui.
Un sediu nou trebuie să lase loc și pentru etapa următoare
Companiile în creștere fac uneori amenajarea exact pentru situația din ziua mutării. Dacă sunt 25 de angajați, sunt comandate 25 de posturi. Dacă managementul are trei persoane, sunt amenajate trei birouri fără a se lua în calcul ce se poate întâmpla peste un an.
O marjă de flexibilitate este utilă.
Mobilierul ușor de completat, finisajele care nu dispar repede din ofertă și dimensiunile relativ standardizate fac extinderile ulterioare mai simple. Același principiu se aplică și biroului de management. O încăpere gândită inteligent poate primi ulterior un ecran mai mare, o masă de discuții sau încă un spațiu de depozitare fără o nouă renovare.
Un sediu bun nu trebuie doar să arate că firma a crescut. Trebuie să poată ține pasul cu ceea ce urmează.
În cele din urmă, amenajarea biroului de management spune mai puțin despre lux și mai mult despre cât de atent a fost gândită activitatea din interior. Când masa, scaunul, tehnologia, iluminatul și spațiile pentru discuții lucrează împreună, încăperea își îndeplinește rolul fără să atragă permanent atenția asupra mobilierului. Iar într-o companie aflată în creștere, acesta este unul dintre semnele că noul sediu a fost proiectat pentru muncă, nu doar pentru ziua inaugurării.
